Microsoft 365 & Exchange Online
Ablösung des POP3/SMTP-Hostings durch Exchange Online — aus Postfächern, die über Endgeräte verteilt lagen, wurde ein gemeinsamer Stand auf dem Server.
Herausforderung
Die E-Mail lief über das POP3/SMTP-Angebot des bisherigen Hosters. Das ist kein Randdetail, sondern der Kern des Problems: POP3 holt Nachrichten vom Server und entfernt sie dort. Der Bestand lag damit verteilt auf den Endgeräten — jedes Gerät mit einem anderen Ausschnitt, keines mit dem vollständigen Verlauf.
Für eine Pflegeberatung ist das doppelt unangenehm. Anfragen betreffen häufig Angehörige in belastenden Situationen; wer eine frühere Nachricht sucht, muss wissen, an welchem Rechner sie eingegangen ist. Eine Vertretung im Urlaubsfall war praktisch nicht möglich, eine Sicherung des Bestands fand nicht statt.
Unsere Lösung
Ein Microsoft-365-Tenant wurde eingerichtet und die Domain darin verifiziert. In Exchange Online entstanden Benutzer und Postfächer; die vorhandenen Bestände wurden aus den lokalen Ablagen der Endgeräte übernommen und im Serverpostfach zusammengeführt, statt sie weiter nebeneinander laufen zu lassen.
Die Clients wurden auf das Serverpostfach umgestellt — die automatische Kontoeinrichtung läuft über einen Autodiscover-Eintrag in der Zone. Der Versand wurde gegen die Absenderprüfung der Domain gestellt und in beide Richtungen getestet, bevor übergeben wurde.
Ergebnisse
Nachrichten liegen auf dem Server statt verteilt auf einzelnen Endgeräten
Derselbe Postfachstand auf Rechner, Telefon und im Browser
Vertretung und gemeinsamer Zugriff ohne Weitergabe von Passwörtern möglich
Automatische Kontoeinrichtung über Autodiscover eingerichtet
Verwendete Technologien
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