Microsoft 365 & Exchange Online
Umstellung der betrieblichen E-Mail von einem lokalen Outlook-Bestand auf Exchange Online — mit Übernahme der gewachsenen Ordnerstruktur.
Herausforderung
Die E-Mail des Büros lag beim bisherigen Hoster, der Bestand selbst aber in einer lokalen Outlook-Datei auf einem einzelnen Rechner. Daraus folgten drei Probleme auf einmal: Der gesamte Schriftverkehr existierte nur einmal und ohne Sicherung, er war unterwegs nicht erreichbar, und die Domain hatte keine Absenderprüfung — jeder konnte in ihrem Namen schreiben.
Für ein Büro, das Bauvorhaben über Jahre begleitet, ist der E-Mail-Verlauf Teil der Projektakte. Ein Gerätedefekt hätte ihn vollständig gelöscht.
Unsere Lösung
Ein Microsoft-365-Tenant wurde eingerichtet und die Domain darin verifiziert. In Exchange Online entstanden Benutzer und Postfächer; der Bestand aus der lokalen Outlook-Datei wurde samt Ordnerhierarchie in das Serverpostfach übertragen, sodass die gewachsene Ablage unverändert wiederzufinden ist.
Anschließend wurde Outlook neu auf das Serverpostfach eingerichtet — die automatische Kontoeinrichtung läuft über einen Autodiscover-Eintrag in der Zone. Versand und Empfang wurden vor der Übergabe in beide Richtungen geprüft.
Ergebnisse
E-Mail-Bestand liegt auf dem Server statt in einer einzelnen lokalen Datei
Gewachsene Ordnerstruktur nach dem Umzug unverändert vorhanden
Zugriff auf denselben Stand von mehreren Geräten
Automatische Kontoeinrichtung über Autodiscover eingerichtet
Verwendete Technologien
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