Wie MobiKart in 30 Tagen vom Telefonchaos zu 80 % Online-Buchungen und ~90 % Auslastung kam

Die Mobikart Funracing GmbH betreibt in Berlin eine Indoor-Kartbahn mit zwei Bahnen. Buchungen wurden bislang zu rund 90 % telefonisch und zu 10 % per E-Mail angenommen und anschließend manuell in einem Outlook-Kalender verwaltet.

Die konkrete Ausgangslage:

• über 1.000 Anrufe pro Monat, die das Team am Tresen binden
• keine strukturierten Buchungsmasken, keine feste Prozesslogik
• als Zahlung nur Vorkasse-Überweisung; Zahlungseingänge mussten manuell der jeweiligen Buchung zugeordnet werden
• Gutscheine auf Papier (Name, Betrag, Stempel)
• No-Show-Quote von rund 30 %
• Auslastung der beiden Bahnen bei nur rund 50 %

Der manuelle Prozess kostete Umsatz und Kontrolle:

• Jede Buchung durchlief getrennte Schritte (Telefon → Outlook → separate Zahlungsprüfung) – doppelte Arbeit und fehlende Übersicht.
• Weil verbindliche Vorauszahlungen fehlten, fielen rund 30 % der Termine als No-Shows aus.
• Freie Randzeiten wurden nicht aktiv verkauft; Buchungen zu Randzeiten scheiterten schon daran, dass telefonisch niemand erreichbar war.
• Das Team improvisierte am Tresen, statt Nachfrage, Preise und Zahlung steuern zu können.

Technisch lag die Schwierigkeit darin, gleichzeitige Buchungen ohne Overbooking zu koordinieren, die Kasse fiskalkonform (TSE/KassenSichV) zu betreiben und Vor-Ort-Check-ins verlässlich abzubilden – ohne die Bedienung für Kunden zu verkomplizieren.

Ziel war ein zusammenhängendes System, das Nachfrage erzeugt, verbindlich in bezahlte Buchungen umwandelt und die Verwaltung automatisiert:

• 24/7-Online-Buchung mit Echtzeit-Verfügbarkeit (ohne Overbooking)
• verbindliche Zahlung vorab (Voll- oder Anzahlung) mit automatischem Abgleich
• automatisierte Kundenkommunikation (Bestätigungen, Erinnerungen, Restzahlung)
• aktive Auslastungssteuerung über Preis- und Rabattlogik
• eine zentrale Kasse als einziges System of Record (inkl. Gutscheine)

Wir haben die bisher getrennten Buchungs-, Zahlungs- und Kommunikationsprozesse in einer zentralen Plattform zusammengeführt und um aktive Steuerung ergänzt:

• Kanalverschiebung – Ein Online-Flow (Slotübersicht mit Restplatzanzeige, Extras wie Sturmhaube, Pflichtangaben, Checkout) verlagert die Nachfrage ins Web und auf Google; Sonderfälle übernimmt eine KI-Telefonannahme, den Rest ein/e Mitarbeiter/in.
• Verbindliche Zahlung – Checkout über Stripe (inkl. Apple/Google Pay, Klarna) und PayPal, Überweisung nur bei mehr als 7 Tagen Vorlauf; 70 % Vollzahlung, 30 % Anzahlung (max. 50 %). Ein automatischer Abgleich markiert eingehende Überweisungen bei der passenden Buchung als (an)bezahlt; Restzahlung ist vor Ort möglich.
• Automatisierte Kommunikation – E-Mail/SMS/WhatsApp bei Bestellung, Zahlungseingang und Bestätigung, automatische Rechnung, Erinnerungen 7/3/1 Tage vor dem Termin. Extrawünsche im Notizfeld eröffnen automatisch ein Ticket. Rund 99 % der Kommunikation läuft automatisch.
• Auslastungssteuerung – Dynamische Preise (Feiertagsaufschlag, Happy Hour, Frühbucher) und eine Slotbörse, die freie Plätze kurz vor Start zunehmend rabattiert, monetarisieren Randzeiten gezielt.
• Zentrale Kasse & Gutscheine – Eine integrierte Kasse ersetzt die Altsoftware: Buchungen, Vor-Ort-Verkauf (Snacks) und Gutscheine laufen über einen Bildschirm. Gutscheine gibt es als Kassenbon oder PVC-Rubbelkarte und sind online, telefonisch und vor Ort einheitlich einlösbar.

In rund 30 Tagen bis zum Livegang umgesetzt, anschließend im Betatest feinjustiert. Technische Basis: ein modulares NestJS-Backend mit Echtzeit-Hold-System (verhindert Overbooking bei gleichzeitigen Buchungen), TSE-/KassenSichV-Anbindung an der Kasse und QR-Code-Check-in an der Bahn. Öffentliche Buchungswebsite und Admin-Dashboard teilen dieselbe Datenbasis – jede/r Mitarbeiter/in an Kasse und Bahn sieht Zahlungsstatus, Extras und Anlass (z. B. Geburtstag, Firmenevent) zentral.

Vorher / Nachher (innerhalb von 30 Tagen nach Umstellung)

Schon am ersten Tag nach Livegang gingen 20 Onlinebuchungen ein, Tendenz steigend. In Google Analytics fielen die Klicks auf den Anruf-Button (Website und Google My Business) von bis zu 100 pro Tag auf nahezu null – die Nachfrage hat sich messbar vom Telefon ins buchbare Online-System verlagert.

Wirtschaftliche Bedeutung

Der Betrieb steuert Nachfrage, Preise und Zahlung heute systemisch, statt am Tresen zu improvisieren. Die Liquidität ist vor dem Termin gesichert, weil jede Buchung voll- oder angezahlt ist – hohe Anzahlungen lassen No-Shows praktisch verschwinden. Das Team ist von über 900 Anrufen im Monat und der manuellen Zahlungskontrolle entlastet. Die Auslastung beider Bahnen stieg von rund 50 % auf rund 90 %; dazu trugen laut Betreiber vor allem die rund um die Uhr mögliche Online-Buchung (Kunden buchen jetzt auch zu Randzeiten, die telefonisch nie erreichbar waren) und die nahezu ausgebliebenen No-Shows bei. Die große Bahn ist inzwischen nahezu durchgehend ausgebucht; dass nicht 100 % erreicht werden, liegt an der zweiten Bahn, die nur einem bestimmten Kundenkreis offensteht.