E-Rechnung Pflicht ab 2025: Was KMU jetzt wissen müssen

Was ist die E-Rechnung und warum wird sie Pflicht?

Die Bundesregierung führt schrittweise die verpflichtende elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich ein. Hintergrund ist die EU-Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA), die Steuerbetrug durch digitale Rechnungserfassung reduzieren soll.

Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Sie ist eine maschinenlesbare Datei in einem standardisierten Format, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann.

Die Zeitlinie der E-Rechnungspflicht

Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Kein Unternehmen darf E-Rechnungen ablehnen.

Das bedeutet: Sie müssen technisch in der Lage sein, strukturierte Rechnungsdaten (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten — auch wenn Ihr Geschäftspartner erst ab 2027 verpflichtend sendet.

Ab 1. Januar 2027: Sendepflicht (gestaffelt)

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden.

Ab 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle

Alle inländischen B2B-Transaktionen in Deutschland müssen als E-Rechnung abgewickelt werden — unabhängig von Unternehmensgröße und Umsatz.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € (Brutto)
• Fahrscheine und öffentliche Verkehrsmittel
• B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) — vorerst keine Pflicht

Die E-Rechnungsformate

XRechnung

Der von der öffentlichen Hand vorgeschriebene Standard — eine reine XML-Datei ohne menschenlesbaren Teil. Seit 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden Pflicht. Gut maschinenlesbar, aber ohne Zusatzwerkzeug für Menschen schwer verständlich.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

Ein Hybridformat: Eine PDF-Datei, die für Menschen lesbar ist, mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten für Maschinen. ZUGFeRD ab Version 2.1 entspricht dem europäischen EN-16931-Standard und ist daher E-Rechnungskonform.

Für die meisten KMU ist ZUGFeRD die praktischste Lösung: Rechnungen sehen weiterhin wie gewohnt aus (als PDF), sind aber gleichzeitig maschinenlesbar.

Welche Software unterstützt E-Rechnung?

Lexoffice

Lexoffice unterstützt ZUGFeRD und XRechnung seit Version 2024. Rechnungen können direkt als E-Rechnung exportiert und versendet werden. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt.

sevDesk

Ähnlich wie Lexoffice: E-Rechnungsunterstützung vorhanden, ZUGFeRD-Versand und -Empfang integriert.

DATEV

Als Marktführer bei Steuerberatern unterstützt DATEV E-Rechnung vollständig. Abstimmung mit Ihrem Steuerberater empfohlen.

Sage, Haufe, Scopevisio

Alle großen deutschen Buchhaltungssoftware-Anbieter haben E-Rechnungsunterstützung integriert oder angekündigt.

Microsoft 365 / Dynamics

Für Unternehmen, die Dynamics 365 Business Central nutzen: E-Rechnungsmodule verfügbar. Outlook allein reicht nicht — Buchhaltungssoftware ist notwendig.

Was Sie jetzt tun sollten

Schritt 1: Empfangsfähigkeit sicherstellen (sofort)

Können Sie bereits heute E-Rechnungen empfangen? Testen Sie:

• Schickt Ihr Buchhaltungssystem eine ZUGFeRD/XRechnung, die Sie verarbeiten können?
• Kann Ihre Software eingehende ZUGFeRD-Rechnungen erkennen und auslesen?

Wenn nicht: Buchhaltungssoftware aktualisieren oder wechseln.

Schritt 2: Prozesse anpassen

• Eingehende E-Rechnungen müssen archiviert werden (GoBD-konform, 10 Jahre)
• Workflow für die Verarbeitung definieren: Wer prüft, wer bucht, wer freigibt?

Schritt 3: Sendeprozess vorbereiten (bis 2027/2028)

• Buchhaltungssoftware für E-Rechnungsversand einrichten
• Kunden informieren, welches Format Sie verwenden
• Rechnungsvorlage auf E-Rechnungsformat umstellen

Schritt 4: Steuerberater einbeziehen

Ihr Steuerberater ist ein wichtiger Partner bei der Umstellung — er kennt die GoBD-Anforderungen und kann bei der Systemauswahl helfen.

E-Rechnung und Datenschutz

E-Rechnungen enthalten personenbezogene und geschäftliche Daten. Die DSGVO-Anforderungen gelten auch hier:

• Rechnungen müssen sicher gespeichert und übertragen werden
• Zugriff auf Rechnungen auf autorisierte Personen beschränken
• AVV mit Software-Anbietern abschließen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Soloselbstständige und Einzelunternehmer? Ja — die Pflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Sendepflicht gilt ab 2028 für alle, die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch erlaubt? Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin als einfaches PDF versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 (für Unternehmen über 800.000 € Umsatz) und ab 2028 (für alle) ist das nicht mehr ausreichend.

Was passiert, wenn ich E-Rechnungen nicht empfangen kann? Sie dürfen E-Rechnungen seit Januar 2025 nicht mehr ablehnen. Fehlende Empfangsbereitschaft kann steuerrechtliche Konsequenzen haben. Handeln Sie jetzt.

Muss ich meine bestehenden Rechnungsvorlagen ändern? Für den ZUGFeRD-Standard ändert sich das visuelle Layout der PDF-Rechnung nicht — die XML-Daten werden unsichtbar eingebettet. Ihre Rechnungen sehen für Kunden genauso aus wie bisher.